Un rapport annuel (ou rapport d’activité) sert à faire le bilan auprès des bailleurs de fonds, des membres et des partenaires. C’est une excellente occasion de leur faire découvrir l’ampleur du travail réalisé dans l’année.
Il doit ainsi présenter votre mission et votre engagement, mais également démontrer votre expertise, votre utilité et votre impact. C’est donc un document à ne pas négliger, puisqu’il peut vous apporter du financement et des partenariats, mais aussi de la reconnaissance ou de la crédibilité.
Voici quelques points à retenir pour faire de votre rapport annuel un outil de communication utile et attirant, mettant en valeur votre mission et votre travail.
Le contenu
- Même si le rapport annuel doit présenter le bilan de l’année (donc surtout des chiffres), n’oubliez pas de montrer l’aspect humain de vos activités par le biais de témoignages, de photos, etc.
- Mettez en avant les faits saillants, faites ressortir les chiffres ou les points importants. La majorité des gens ne liront pas votre rapport au complet. Donnez donc à voir rapidement les aspects importants.
- Le monde des OBNL et des COOP est bien souvent rempli d’acronymes (la preuve!) : pensez à vos lecteurs·trices qui ne font pas partie du même univers que vous et indiquez au moins une fois leur signification (vous pouvez aussi intégrer un lexique des acronymes à la fin). Autrement, vous pourriez bien perdre votre lectorat dès les premières pages.
- Lorsque c’est pertinent, accompagnez votre texte de tableaux.
- Privilégiez les graphiques aux très longs paragraphes remplis de chiffres.
La rédaction
- Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent évidemment aux rapports : ainsi, il faut privilégier les phrases courtes, bien structurer ses paragraphes et employer un vocabulaire compréhensible.
- Soyez concis, clairs et précis. À moins de souhaiter un style particulier (par exemple : forme narrative ou romancée), tâchez de résumer le plus possible vos propos.
- La hiérarchisation de l’information est essentielle! Donnez des titres parlants aux différentes parties de votre rapport et soyez constants dans votre organisation de texte (titres, sous-titres, paragraphes, etc.)
- Soignez l’orthographe et la grammaire. Au besoin, faites appel à un·e réviseur·e linguistique.
Le format
Papier ou virtuel? Avec les AGA à distance, la version imprimée peut sembler moins pertinente. Cependant, la lecture en ligne n’est pas toujours évidente. Pour choisir le bon format, pensez aux destinataires de votre rapport : sont-ils présents en ligne? Que font-ils de votre rapport? Il est aussi possible de concevoir un rapport qui sera lisible et agréable sous les 2 formes, notamment en adaptant la taille de la police d’écriture.
Portrait ou paysage? Format lettre ou carré? Dépliant ou brochure? Si vous choisissez l’option du rapport virtuel, le choix de la forme sera beaucoup plus limité. Mais si vous optez pour un rapport imprimé, alors de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Soyez créatifs!
En cas de doute ou de questions, n’hésitez pas à contacter une imprimerie responsable (si vous cherchez une imprimerie du secteur de l’économie sociale, pensez à Imprime-Emploi!).
La mise en page
Une fois le format défini et les textes rédigés, il est temps de passer à la mise en page. Parce que pour donner envie, il faut travailler la présentation générale! Des couleurs, des éléments graphiques, des titres bien mis en avant, des images … Ce sont tous ces éléments qui donneront envie à vos bailleurs de fonds, vos membres ou vos partenaires de lire votre rapport. Ne les négligez pas!
La mise en page n’est pas votre force? Déléguez-la!
Comm’un pro vous propose de créer et mettre en page de votre rapport! Contactez-moi pour discuter de votre rapport et planifier sa conception graphique en fonction de votre identité, vos valeurs, vos échéances, etc.
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